Planlama ve İstatistik Şube Müdürlüğünün Görevleri
Personel Listesi
Şube Müdürü Özlem DURAK
Şef Eda KIZILTUĞ
Planlama ve İstatistik Şube Müdürlüğünün Görevleri
- Üniversitenin Yıllık gelişiminin Personel Daire Başkanlığı ile birlikte hazırlanarak ABAYS’a girişlerinin yapılması
- Enstitü / Fakülte / Yüksekokul / Meslek Yüksekokulu/bölüm/program/anabilim dalı açma, isim değişikliği, kapatma, birleştirmeler ve ilk kez öğrenci alma ile ilgili yazışmaları yapmak, gelen dosyaları incelemek, Üniversite yıllık planı için başvuru ile ilgili, iş ve işlemleri yaparak sunumu tamamlananların ABAYS girişlerini yapmak, YÖK’ten ön onay alan başvuruların ilgili birimlere bildirilmesi. YÖK’e teklif etme aşamasında olan başvurular için gelen dosyaların incelenmesi senatoya sunulması, uygun görülenlerin yazışmalarının yapılarak ABAYS girişlerinin yapılması, YÖK tarafından uygun görülen/görülmeyen tekliflerin ilgili birimlere bildirilmesi, uygun görülenlerin öğrenci bilgi sistemine (OBS) girişlerinin yapılması
- Önlisans-lisans kontenjanları, mevcut koşullar (ekleme/çıkarma/değişiklik)ile ilgili hazırlıkların yapılması akademik birimlerin tekliflerinin görüşülmesi ve ABAYS’a girilmesi , yatay geçiş kontenjanları ve şartları ile ilgili çalışmaların yapılması YÖKSİS’e yatay geçiş takvimi ile birlikte girişlerinin yapılması, dikey geçiş kontenjanlarının kontrolü ve onaylanması (ÖSYM), yüksek lisans/doktora öğrenci kontenjanları, aranacak şartlar ve ilan metni, çift anadal ve yandal kontenjanları ile ilgili iş ve işlemlerin yapılması
- Uluslararası öğrenci kontenjanları ile ilgili yazışmaların yapılması işlemlerin yürütülmesi, Uluslararası İlişkiler Koordinatörlüğü ile koordineli çalışarak onay alan kontenjanların ABAYS girişlerinin yapılması
- YÖK tarafından ön incelemeye açılan YKS/DGS kılavuzlarının incelenmesi ve onaylanması
- Yeni kayıt olan (YKS/dikey geçiş)öğrenci sayıları ile ilgili çalışmalar yapılarak eksik veya yanlışların düzeltilmesi ve kayıt yaptıran öğrenci sayılarının ek kontenjan yerleştirme işlemleri için ÖSYM sistemine girilmesi
- Yeni kayıt alan programların doluluk oranlarının hesaplanması, yerleşen öğrencilerin başarı sırası ve puanlarının çıkarılarak ilgili birimlerle paylaşılması ve başkanlığımız web sayfasında yayımlanması
- İstatistiki verilerin hazırlanması için gerekli olan veri kartlarının hazırlanması ve güncellenerek Yönetim Bilgi Sisteminde kullanılmak üzere Strateji ve Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilmesi, OBS ve YBS’de hazırlanan çeşitli verilerin teyitleşmelerinin yapılması
- Kimlik Bilgisi (ad, soyad, TC no, nüfus kaydı vb.) ile öğrenci numarası değişikliklerinin, OBS’de düzeltilmesi.
- Maliye Bakanlığının her yarıyıl için yayımladığı öğrenci sayılarının kontrol edilmesi OBS’de düzeltmelerin yapılarak hazırlanan tablonun YÖKSİS’e girişinin yapılması
- Üç ayda bir istenen performans göstergelerinin çalışmalarını yaparak hazırlanan bilgilerin Strateji ve Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilmesi
- YKS sonucu kayıt yaptıracak öğrenciler için program bazında kayıt tarihleri ve adreslerinin ÖSYM sistemine girilmesi
- Bütçe çalışmaları için istenen verilerin hazırlanarak Strateji ve Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilmesi
- Üniversitemizin tanıtımı amacıyla aday öğrenciler için Bilgi İşlem Daire Başkanlığı ve Basın Halkla İlişkiler birimi ve diğer birimlerle birlikte çeşitli bilgilerin hazırlanarak paylaşılması ile ilgili iş ve işlemleri yürütülmesi. Çağrı merkezi oluşturma ve işlenmesinin sağlanması
- Faaliyet Raporu, brifing, çeşitli proje, toplantı ve açılışlar için bilgiler hazırlamak ilgili birim ve kurumlarla paylaşmak, daire içi çeşitli planlamaların yapılması ve koordinasyonun sağlanması
- Başkanlığımız web sayfasının hazırlanması bilgi ve belgelerin güncellenmesi çeşitli ilan ve duyuruların hazırlanarak yayınlanması ve Üniversitemiz web sayfası ile ilgili işlemlerin yürütülmesi
- Öğrenci konseyi web sayfasının hazırlanması ve güncellenmesi
- Çeşitli nedenlerle üniversiteden ilişiği kesilen(kendi isteği, özel öğrenci, yatay geçiş vb.) öğrencilerin kayıt silme işlemlerinin OBS’de yapılarak, YÖKSİS’de oluşan çift kayıtların düzeltilmesi ve kayıt silme ile ilgili yazışmaların yapılması
- Uzaktan eğitim tezsiz yüksek lisans programlarının öğrenci alabilmesi için her dönem YÖK’ten izin alınması ile ilgili yazışmaların yapılması
- Eğitim-Öğretim faaliyetlerinin istatistiki verilere dayalı olarak planlanabilmesi, mezun öğrencilere ait istatistiki bilgilerin oluşturulması, bilgilerin değerlendirilmesi ile ilgili iş ve işlemlerin yürütülmesi.
- YÖKSİS veri aktarımı ve hatalı verilerin incelenmesi ve düzeltilmesi işlemleri ile birim ağacı böl/pr/anabilimdalı ekleme düzeltme eşleştirme işlemlerinin yapılması
- “YÖK TEAMS PORTAL” Öğrenci İşleri sorumluluğu ile enstitü sorumluluğunun yürütülmesi.
- Kamu iç kontrol uyum eylem planı hazırlama ile ilgili iş ve işlemlerin yapılması
- Kişisel Verileri Koruma Kanunu kapsamında yer alan iş ve işlemlerin yapılması
- Dairemiz tarafından hazırlanan belgelerin onaylanması ve aslı gibidir yapılması
- Müdürlük arşivinin oluşturulması ve düzenlenmesi
- Müdürlük personeli ile ilgili iş ve işlemleri yürütmek.(izin, vekalet, rapor, göreve başlama ve görevden ayrılma vb.). İlgili yazıların personele tebliğ edilmesi, imza karşılığı duyurulması ve takibinin yapılması
- Dijital Üniversite Öğrenci İşleri Otomasyon Programının geliştirilmesi, uygulamada karşılaşılan aksaklıkların giderilmesi için Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı ile birlikte yapılacak koordinasyon ile ilgili iş ve işlemlerin yürütülmesi.
- Görev alanına giren işlerle ilgili Üniversite Yönetim Kurulu, Senato evrakının hazırlanması, sunulması, çıkan kararların ilgili birimlere gönderilmesi ve karar doğrultusunda yapılan işlerin takibi ile ilgili iş ve işlemlerin yürütülmesi
- Resmi Gazete takibinin yapılması
- Bilgi Edinme Kanunu kapsamında görev alanına giren iş ve işlemlerin yapılması
- Stratejik Plan ve birim kalite komisyonu çalışmaları ile ilgili iş ve işlemlerin yürütülmesi
- Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı e-postasına gelen mesajlar ile ilgili işlemlerin yapılması
- Hizmetlerin hızlı, doğru ve verimli yürütülmesini sağlayıcı çalışmaların yapılması
- Daire başkanlığınca hizmetin gereği verilecek diğer iş ve işlemlerin yürütülmesi