Kayıt Kabul Şube Müdürlüğünün Görevleri
Personel Listesi
Şube Müdürü Hidayet KILCI
Şef Eda KIZILTUĞ
Kayıt Kabul Şube Müdürlüğünün Görevleri
- Akademik birimlerin Özel Yetenek Sınavı ile öğrenci alan bölümleri için hazırladığı sınav yönergesi, sınav kılavuzu ve ilan metninin senatoya sunulması ile ilgili işlerin yapılması
- Öğrenci katkı payı ve öğrenim ücreti, ders materyal ücreti, araç-gereç ücreti ve yaz okulu ücretinin belirlenmesi, harç muafiyet işlemlerinin takibi, katkı payı/öğrenim ücretleri/yaz okulu ücretlerinin tahsili ve iadesi ile ilgili iş ve işlemlerin yapılması
- E-Devlet üzerinden kayıt yapılabilecek programlar ile yabancı dil hazırlık programlarının YÖKSİS’e girilmesi
- Üniversitemize kayıt hakkı elde eden T.C. ve uluslararası öğrencilere öğrenci numarası verilmesi OBS’ye aktarılmalarının sağlanması ile ilgili iş ve işlemlerin yapılması
- Yeni öğrenci kayıtları, kayıt yenileme ve ders kayıtları, mazeret kayıtları ile ilgili iş ve işlemlerin yapılması
- Öğrenci kimlik kartı düzenlenmesi ve basımı, ilgili birimlere kayıt yenilemelerde kullanılan hologram ile birlikte gönderilmesi
- Akademik birimler tarafından belirlenen %10’a giren öğrenciler ile ilgili işlemlerde koordinasyonun sağlanması
- Etkinlik takvimi, kayıt kılavuzu hazırlanması, etkinlik çalışmalarının Yönetim Bilgi Sistemine girişlerinin yapılması
- Af Kanunu ile ilgili esasların hazırlanması, af başvurularının koordinasyonun sağlanması ve yazışmaların yapılması
- Akademik açılış törenine katılacak öğrencilerin tespiti, oryantasyon programının planlanması ile ilgili iş ve işlemlerin yapılması
- Üniversitemizin tanıtımı amacıyla Basın Halkla İlişkiler Birimi ve diğer birimlerle birlikte fuar, vb. etkinliklere katılacak öğrencilerin, personelin belirlenmesi, katılımın sağlanması ile ilgili iş ve işlemlerin yürütülmesi. Sanal fuar ile ilgili yazışmaların yapılması ve katılım sağlanması
- Askerlik işleri ile ilgili yazışmaların yapılması koordinasyonun sağlanması.
- Öğrenci Konseyi seçiminin planlanması ve koordinasyonun yapılması
- Engelli öğrenciler ile ilgili yazışmaların yapılması
- Akademik birimlerin talebi üzerine hazırlanan Üniversitemizi kurum içi ve dışı bilimsel faaliyetlerde temsil edecek öğrencilerin izinlerinin alınması ve kurum içi kurum dışı yazışmaların yapılmasının sağlanması
- Diğer üniversiteler tarafından verilen çıkarma cezası ve diploma iptalleri ile ilgili iş ve işlemlerin yapılması
- Kurum içi ve kurum dışı bilimsel araştırma, anket uygulaması çalışmaları için izin alınması ile ilgili iş ve işlemlerin yapılması
- Kurum içi, kurumlararası ve Ek Madde-1’e göre yatay geçiş işlemlerini yürütmek ve ilgili üniversiteler ile yazışmaların yapılması
- Üniversite eylem planı çalışmaları ile ilgili iş ve işlemlerin yapılması
- Seferberlik sevk planı, sivil savunma çalışmaları, TAMP personel planlama işlemlerinin yapılması eğitimlere katılımın sağlanması ve yazışmalarının yapılması
- Birim genel evrak arşivinin düzenlenmesi, üniversite arşivine devredilecek ve mevzuatına uygun imha edilecek evrakların incelenmesi ve imha edilmesi ile ilgili iş ve işlemlerin yürütülmesi.
- Dairemiz tarafından hazırlanan belgelerin onaylanması ve aslı gibidir yapılması
- Müdürlük arşivinin oluşturulması ve düzenlenmesi.
- Müdürlük personeli ile ilgili iş ve işlemleri yürütmek.(izin, vekalet, rapor, göreve başlama ve görevden ayrılma vb.). İlgili yazıların personele tebellüğ edilmesi, imza karşılığı duyurulması ve takibinin yapılması
- Dijital Üniversite Öğrenci İşleri Otomasyon Programının geliştirilmesi, uygulamada karşılaşılan aksaklıkların giderilmesi için Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı ile birlikte yapılacak koordinasyon ile ilgili iş ve işlemlerinin yürütülmesi
- Görev alanına giren işlerle ilgili Üniversite Yönetim Kurulu, Senato evrakının hazırlanması, sunulması, çıkan kararların ilgili birimlere gönderilmesi ve karar doğrultusunda yapılan işlerin takibi ile ilgili iş ve işlemlerin yürütülmesi
- Resmi Gazete takibinin yapılması
- Bilgi Edinme Kanunu kapsamında görev alanına giren iş ve işlemlerin yürütülmesi
- Stratejik Plan ve birim kalite komisyonu çalışmaları ile ilgili iş ve işlemlerin yürütülmesi.
- Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı e-postasına gelen mesajlar ile ilgili işlemlerin yapılması
- Hizmetlerin hızlı, doğru ve verimli yürütülmesini sağlayıcı çalışmaların yapılması
- Daire başkanlığınca hizmetin gereği verilecek diğer iş ve işlemlerin yürütülmesi